UNIDAD II: LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN COMO FACILITADORAS E INTEGRADORAS

Las herramientas de formación

Las herramientas de formación del personal de una empresa son decisivas para una buena rentabilidad de la misma, es como se adquiere el aprendizaje para ponerlo en práctica inmediatamente, pero si no es así también es funcional para la organización. De igual forma pueden existir inconvenientes que bloqueen estas herramientas como es la pérdida de tiempo, cuando el entrenamiento de la persona no es individualizado.

Sistema de enseñanzas por computador

Consiste en tecnologías de la información que permiten al estudiante acceder a múltiples recursos. Se pretende que ésta ayude al estudiante en sus procesos de aprendizaje. Anteriormente y hoy en día se usan este tipo de  software que permiten enseñar a un niño de primaria a aprender los colores, así como también, a adultos en extensos tutoriales para gran variedad de cualquier información.

Son un tipo de programas educativos diseñados para servir como herramienta de aprendizaje, es una modalidad de comunicación indirecta entre alumno y profesor. Dentro de las aplicaciones que tienen los sistemas o ambientes de aprendizaje se encuentran los diccionarios de voz educación a distancia aprendizaje de un segundo idioma.  También podemos decir que son sistemas educativos específicamente creados para guiarlos en la búsqueda de conocimiento, rompiendo con el esquema tradicional de profesor - alumno.

El objetivo es que el estudiante interactué con sistemas educativos específicamente creados para guiarlos en la búsqueda de conocimiento, rompiendo con el esquema tradicional de profesor - alumno. La enseñanza asistida por computadora inicialmente se utilizaba como tutoriales por las limitantes de tecnologías, pero en la actualidad se establece en tecnologías como simulaciones, procesadores de texto, gestores de bases de datos, gráficos, programas de diseño gráfico, hojas de cálculo, juegos educativos.

Las herramientas de información

Son programas, aplicaciones para efectuar tareas de modo más sencillo. En un sentido amplio del término, podemos decir que una herramienta es cualquier programa o instrucción que facilita una tarea, Es muy importante usar las herramientas adecuadas para cada tarea. En ese aspecto cada herramienta se crea y diseña para una o varias funciones determinadas, y por tanto podemos hablar de muy diversos tipos de herramientas de información según el campo al que se dediquen. Entre ellas podemos señalar:

Data Warehouse o Depósito de Datos, se puede decir que; es una base de datos corporativa que se caracteriza por integrar y depurar información de una o más fuentes distintas, para luego procesarla permitiendo su análisis desde infinidad de perspectivas y con grandes velocidades de respuesta. Es un depósito de datos, es decir; es una colección de datos orientado a temas, integrado, no volátil, de tiempo variante, que se usa para el soporte del proceso de toma de decisiones gerenciales.

La ventaja principal de este tipo de bases de datos radica en las estructuras en las que se almacena la información. Ayuda es el proceso mediante el cual una organización o empresa particular almacena todos aquellos datos e información necesarios para el propio desempeño de la misma. Además de que proporciona información clave para la toma de decisiones en la empresa y mejora la calidad de las decisiones tomadas.

Data Mining: Es una Herramienta que se dedica a la búsqueda de correlaciones, patrones y tendencias que permanecen ocultos en grandes volúmenes de datos, partiendo de la base establecida por el Data Warehouse, el Data Mining se basa en técnicas como modelos matemáticos, redes neuronales, lógica difusa, algoritmos genéticos, inducción de reglas, sistemas expertos, y tiene sus áreas de aplicación como marketing y comercial, finanzas, gestión de planes y proyectos, recursos humanos, banca, administraciones, publica, salud, privada, entre otros.

Es el conjunto de técnicas y tecnologías que permiten explorar grandes bases de datos, de manera automática o semiautomática, con el objetivo de encontrar patrones repetitivos, tendencias o reglas que expliquen el comportamiento de los datos en un determinado contexto. Surge para intentar ayudar a comprender el contenido de un repositorio de datos. Con este fin, hace uso de prácticas estadísticas y, en algunos casos, de algoritmos de búsqueda próximos a la Inteligencia Artificial y a las redes neuronales.

Los decision Sypport sytem (DSS): Un Sistema de Soporte a la Decisión es una herramienta enfocada al análisis de los datos de una organización. El DSS es una de las herramientas más emblemáticas del Business Intelligence debido a que, entre otras propiedades, permiten resolver gran parte de las limitaciones de los programas de gestión.

Algunas de sus características principales son:

• Informes dinámicos, flexibles e interactivos, de manera que el usuario no tenga que ceñirse a los listados predefinidos que se configuraron en el momento de la implantación, y que no siempre responden a sus dudas reales.
• No requiere conocimientos técnicos. Por tanto, para examinar la información disponible o crear nuevas métricas no es imprescindible buscar auxilio en el departamento de informática.
• Rapidez en el tiempo de respuesta, puesto que la base de datos subyacente suele ser una data warehouse corporativo o un data mart, con modelos de datos en estrella o copo de nieve. Este tipo de bases de datos están optimizadas para el análisis de grandes volúmenes de información.

Los Executive Information System (EIS): Un Sistema de Información para Ejecutivos son el tipo de DSS que más se suele emplear en Business Intelligence, ya que proveen a los gerentes de un acceso sencillo a información interna y externa de su compañía, y que es relevante para sus factores clave de éxito.

Son soluciones que permiten visualizar, de una forma rápida y fácil, el estado de una determinada situación empresarial, presente o pasada, y que permite detectar anomalías u oportunidades. El EIS se caracteriza por ofrecer al ejecutivo un acceso rápido y efectivo a la información compartida, utilizando interfaces gráficas visuales e intuitivas. Suele incluir alertas e informes basados en excepción, así como históricos y análisis de tendencias. También es frecuente que permita la domiciliación por correo de los informes más relevantes.

Ventajas de las herramientas de información

• Control efectivo de las actividades de la organización.
• Integración de nuevas tecnologías y herramientas de vanguardia.
• Ayuda a incrementar la efectividad en la operación de las empresas.
• Proporciona ventajas competitivas y valor agregado.
• Disponibilidad de mayor y mejor información para los usuarios en tiempo real.
• Elimina la barrera de la distancia trabajando con un mismo sistema en puntos distantes.
• Disminuye errores, tiempo y recursos superfluos.
• Permite comparar resultados alcanzados con los objetivos programados, con fines de evaluación y control.

Desventajas de las herramientas de información

• El tiempo que pueda tomar su implementación.
• La resistencia al cambio de los usuarios.
• Problemas técnicos, si no se hace un estudio adecuado, como fallas de hardware o de software o funciones implementadas inadecuadamente para apoyar ciertas actividades de la organización.

Las herramientas de comunicación

Son aquellas que utilizan las tecnologías de la información y comunicación como medio para desarrollar capacidades de diálogo,de discusión y debate, de interacción y comunicación y, en definitiva, de información; en este caso el objetivo principal es propiciar la comunicación entre los usuarios. Las herramientas de comunicación juegan un papel fundamental que ha variado por completo el panorama de la enseñanza, de forma que se camina hacia un nuevo paradigma de aprendizaje. 

Groupware: es cualquier tecnología usada específicamente para hacer los grupos más productivos. Es un conjunto de programas informáticos colaborativos, se refiere al uso de métodos y herramientas de software que permiten que los usuarios realicen trabajos colectivos a través de las redes. En la mayoría de los casos, groupware se refiere a las herramientas de mensajería y a las diversas aplicaciones como: 

• Agenda compartida 
• Documento del área de trabajo compartida 
• Herramientas de intercambio de información (foros electrónicos) 
• Herramientas de administración de contactos

Workflow: es una aplicación de “flujos de trabajo”. Sirve para crear acciones o extensiones para hacer prácticamente de todo. Organiza y controla tareas, recursos y reglas, necesarias para completar el proceso de negocio, automatiza la secuencia de acciones, actividades o 
tareas utilizadas para la ejecución del proceso, incluyendo el seguimiento del estado de cada una de sus etapas y la aportación de las herramientas necesarias para gestionarlo. Estos sistemas permiten trabajar en equipo desde diferentes lugares físicos, además de disminuir la incertidumbre en los procesos.

Ventajas de las herramientas de la comunicación

• El contenido es presentado de una forma directa y sencilla al público. Nos informamos de una manera rápida y concreta. 
• Es posible que millones de personas estén comunicadas a la vez por cualquier medio de comunicación. 
• Cuando nos conectamos a un medio de comunicación, ya sea a Internet, o cuando escuchamos una radio, es posible estar de forma anónima. 
• En los medios de comunicación es posible aprender nuevos conocimientos y nos brindan diversión.

Inconvenientes de las herramientas de la comunicación.

• A las personas que no tienen educación o principios básicos, los medios de comunicación les modifican los valores, siendo una fuente muy influyente en sus vidas. 
• En estos últimos años, los costos han aumentado muchísimo con la innovación de los celulares, o con las empresas que dan servicios como Internet. 
• Algunos medios de comunicación nos transmiten violencia, y esto puede repercutir en nuestras vidas de una manera negativa.

Sistemas de atención al cliente (SAC): Es el conjunto de actividades interrelacionadas que ofrece con el fin de que el cliente obtenga el producto en el momento y lugar adecuado y se asegure un uso correcto del mismo. Se trata de una herramienta de mercadeo que puede ser muy eficaz en una organización si es utilizada de forma adecuada en este campo de importancia.

Sistema de videoconferencia: es un sistema interactivo que permite a varios usuarios observar y escuchar, o mantener una conversación virtual en tiempo real con una o varias personas, con el fin de compartir información importante sin la necesidad de viajar hasta el lugar donde se encuentran.

Estos sistemas están especialmente diseñados para llevar a cabo sesiones de capacitación, reuniones de trabajo, demostraciones de productos, entrenamiento, soporte, atención a clientes, marketing de productos, entre otras diversidades de usos que se le puede dar.

Internet e intranet: Se trata de un concepto relativo al acceso del contenido, por ello sería lo opuesto al término Web (World Wide Web) formado por contenidos libremente accesibles por cualquier público. No tiene que ver con la red física que se utiliza para definir conceptos como internet o la red de área local (LAN). Lo que distingue una intranet de la internet pública, es que las intranets son privadas, por lo que es imprescindible una contraseña para los usuarios, es muy utilizado en las empresas para compartir información escrita o audiovisual entre los empleados, su acceso es limitado solo a empleados de la empresa, mientras que, internet es la red de redes, es público, global, abierto a cualquiera que tenga una conexión, pueden navegar e interactuar sin ninguna limitación.