Definición,
fundamentos y esquema básico.
Hoy en día las nuevas tecnologías de la información y de
las telecomunicaciones han configurado el nuevo contexto en el que se
desarrollan las organizaciones, caracterizado por la globalización, la
complejidad y el cambio rápido y constante. Las estructuras de mercado descentralizadas se
están incrementando como reacción a los nuevos requisitos para la competición.
La intensa difusión y desarrollo de las tecnologías de la información y la
comunicación facilita gestionar estas nuevas estructuras. Como resultado,
surgen organizaciones empresariales conocidas por el nombre de empresas
virtuales.
Las empresas virtuales van desde empresas realmente no existentes (simuladas para la práctica) hasta empresas que efectúan realmente sus intercambios a través de internet, y también asociaciones difusas de compañías independientes que comercian bajo nombre común y se organizan exclusivamente a través de las tecnologías de la información y la comunicación.
La Empresa Virtual es una estructura organizativa que responde a las necesidades del mercado actual con mayor facilidad que otras estructuras tradicionales, debido a su facilidad de adaptación y utilización de las Tecnologías de la Información de forma intensiva, es decir, la empresa virtual es una nueva forma de organización funcional, que se describe entorno a la evolución dinámica de la tecnología y de la globalización. Su estructura organizativa se apoya en el uso de Internet para ampliar sus transacciones y operaciones en el mercado del ciberespacio.
En 1989 comienza la Empresa
Virtual con la organización trébol propuesta por Charles Handy en su libro
"The age of unreason". Hace énfasis en el talento humano que la conforma y define esta organización como
un trébol Irlandés de tres hojas:
La primera son los trabajadores centrales de la organización, conformada
por profesionales calificados, técnicos y administradores, que son
imprescindibles, estos son esenciales porque representan el conocimiento
organizacional que es específico para esa empresa en particular.
La segunda representa el aumento de las
operaciones de contratación externa, para que todo trabajo no esencial sea
realizado por una fuerza laboral que no es parte de la organización central.
La
tercera hoja representa la fuerza laboral flexible, es decir, empleados sobre
una base temporal o por horas, conforme ocurran fluctuaciones o niveles máximos
en la demanda.
En
resumen, describe una organización abierta que se fortalece mediante el uso de
otras fuerzas laborales para que actividades no esenciales sean realizadas por
ellas.
Posteriormente, en 1992, Davidow y Malone, en The Virtual Corporation, presentan su visión al respecto, y enmarcan el concepto, pretendiendo desvirtuar el nacimiento de la organización virtual, “ya que la exponen como una red de empresas en torno a un núcleo central”. Cuando afirman que: “A diferencia de sus predecesoras contemporáneas, la corporación virtual va a parecer menos una empresa discreta y más un bloque continuamente variante de actividades comunes en medio de una red de relaciones”; y en “el proceso de convertirse en una corporación virtual es, primero y antes que nada, un proceso de aprendizaje”.
Y en los comienzos de 1993 aparece una revitalización del concepto de Empresa Virtual y así aparecen diferentes artículos donde se vuelve a retomar el concepto de Empresa Virtual desde una perspectiva de estructura organizativa.
Características
estructurales y retos organizativos.
El modelo de esta organización posee características específicas que lo identifican tales como:
- Excelencia, donde la empresa se beneficia de las excelencias individuales de las personas.
- Oportunidad, la organización de se centra en una oportunidad especifica del mercado para llegar a una mejor optimización.
- Confianza, este aspecto es fundamental dado el destino de la empresa que forman la red.
- Tecnología, es una de las bases fundamentales de este tipo de organización, ya que soporta el nuevo concepto estructural, facilitando el intercambio de información entre sus componentes.
- Sin límites, las posibilidades en cuanto a esta son infinitas, lo que lleva a mundo impensable en cuanto al volumen y la complejidad.
Este tipo de organización se basa en las relaciones de conjuntas, debido a la toma de decisiones y la planificación estratégica de la organización. Pueden generar importantes beneficios económicos si la gestión es eficaz y eficiente. Esos beneficios pueden venir del intercambio fluido de información tanto referente a mejoras en los procesos de producción, como de tendencias de mercado, el desarrollo conjunto de “know how”, la generación de sinergias empresariales donde el conjunto tiene más valor que las partes por separado, o el desarrollo de nuevos canales de distribución a los que anteriormente se tenía vetada la entrada en base al tamaño organizacional o la limitada oferta de productos. Es importante recordar que es necesario desarrollar un soporte tecnológico avanzado, ya que de otra forma la comunicación entre empresas no estaría garantizada el nivel requerido.
En
cuanto a los retos que confronta este tipo de estructura se debe tener en
cuenta que se enfrenta con una serie de imperativos organizativos, entre los
cuales están:
- Orientación al cliente, en el sentido de satisfacer el objetivo o requisitos del cliente.
- Dinámica flexible, depende específicamente de las oportunidades del mercado.
- Basada en la excelencia, tener el enfoque dentro del un contexto multiempresarial.
- Gestionada globalmente, es uno de los retos más importantes a superar, debido a que la empresa debe asumir el liderazgo de la estructura establecida.
Ventajas.
- Origina una nueva forma de labor: el teletrabajo.
- Origina la base para una nueva economía (economía digital).
- Fomenta nuevas formas de asociación virtual sin importar la ubicación real de los socios que en ella participan.
- Capacidad de acceder a bases de datos sin importar el lugar en donde se encuentre la computadora, ni su arquitectura, ni su sistema operativo.
- Disponibilidad de la información a cualquier hora y desde cualquier lugar.
- Aprovechamiento de recursos tales como: multimedia, hipertexto y otras facilidades de la red corporativa como navegadores, herramientas de Java, etc., para desarrollar aplicaciones en la Internet.
- Favorece el desarrollo de proyectos interdisciplinarios conjuntos e internacionales.
- Propicia la incursión de la empresa en mercados especializados.
- Propicia la competitividad.
Desventajas.
- Baja seguridad informática.
- El recurso humano no genera derechos en la empresa.
- Los patrones lo pueden utilizar como excusa para ofrecer salarios bajos.
- No se tiene certeza de que los empleados estén trabajando activamente.
- El sentido de pertenencia que genera al empleado no va a ser el mismo generado desde su residencia que el que se genera en una oficina.
Procesos
instrumentales.
Alianzas Estratégicas: es la unión
entre dos o más empresas independientes, que comparten algunas de sus
capacidades y/o recursos, con carácter de cierto largo plazo y estabilidad,
para explorar una oportunidad especifica de mercado, siendo cada una de ellas
responsables en su función y todas ellas como conjunto, con el objetivo de
incrementar sus ventajas competitivas.
Para
sustentar el desarrollo de una alianza estratégica se pueden seguir los siguientes
pasos:
- Decisión estratégica, para que permita encontrar las diferentes alternativas, seleccionando el camino ideal.
- Configuración de la alianza, analizando las distintas oportunidades para concretar cuál de ellas es la que se va a abordar específicamente.
- Selección de socios, para los cuales se debe tener en cuentas aspectos como que el “Core Business” sea complementario, la adaptación cultural sea adecuada, capacidad financiera, honestidad confianza y transparencia.
- Gestión de la alianza, está fundamentada en un documento formal donde especifica que se basa en la confianza y la adaptación de los unos a los otros, aclarando la manera de actuar ante cualquier tipo de discrepancia.
Uniones temporales de empresas (UTE):
es una asociación empresarial voluntaria que constituye un sistema de
colaboración entre empresarios por cierto tiempo, determinado o indeterminado,
para el desarrollo o ejecución de una obra, servicio o suministro. Se
constituyen como una única empresa temporalmente mientras dure la obra,
normalmente de gran porte.
Características
- La duración de la UTE, está determinada por la duración de la obra, servicio o suministro que constituye su objeto.
- Los miembros de la UTE responden solidariamente e ilimitadamente ante terceros por los actos y operaciones realizados en beneficio común.
- Facilita la competitividad entre grandes empresas y permite a medianas presentarse a numerosas ofertas que sin su financiación conjunta y suma de medios técnicos no podrían presentarse
Joint Ventures: es un acuerdo que permite la asociación de varias empresas para llevar a cabo una actividad de negocio que requiere una gran inversión inicial y que reportará
beneficios en el largo plazo, es decir, es la unión de dos o más empresas con el objetivo de desarrollar un negocio o introducirse en un nuevo mercado durante un cierto periodo de tiempo y con la finalidad de obtener beneficios.
Beneficios
- Permiten compartir recursos financieros, humanos, tecnológicos, esfuerzos y responsabilidades.
- Supera barreras comerciales, construyendo nuevos nichos de mercado en culturas distintas.
- Permite incrementar utilidades y productividad, alcanzar mayor efectividad por sinergia, trabajando conjuntamente.
- Facilita el mejorar sistemas de calidad, ampliar relaciones o conexiones y, en general, elevar la competitividad.
- Tienden a promover la investigación y con ello el avance tecnológico y gerencial.
La
gestión del cambio: la metodología transform TM.
El autor Gilbreath (citado en Cuesta, 1998) desarrolló la metodología Transform TM para la gestión del cambio empresarial, es un método sistemático por el cual “los principales líderes del cambio adquieren las competencias necesarias para ejercer su liderazgo de forma eficaz, consiguiendo la formación y las habilidades para la utilización de las herramientas para la gestión del cambio”.
La gestión de cambio son los procesos, técnicas y herramientas para gestionar esta transición hacia ese resultado esperado. Muchas veces, estos intentos de cambio no salen tan bien y puede deberse a que la empresa no tiene suficientemente en cuenta que este proceso conlleva a un cambio cultural para la organización. Todo líder debe preparar un buen discurso, convincente y motivador hacia los trabajadores de su empresa para iniciar el cambio. Debe asegurarse de dar todo el apoyo posible al equipo encargado y comprometido con el cambio. El equipo directivo de la empresa debe estar enfocado y de acuerdo con las medidas a tomar, definir bien los objetivos y los motivos por los cuales se debe llevar a cabo la gestión de cambio.
La metodología TM combina un extenso conocimiento de las funciones económico-financieras con herramientas:
- Aplicación de un método estructurado para la mejora de eficiencia en las funciones económico-financieras,
- Integrando a todos los equipos, del más bajo al más alto nivel organizativo,
- Implementando una organización orientada a la mejora continua,
- Centrándose en las necesidades del “cliente” interno,
- Para alcanzar un cambio cultural duradero
Su
metodología se apoya en la selección de un conjunto de herramientas, que se
adapta a las necesidades de cada compañía:
- Diagnóstico y propuesta de mejoras de la situación actual (Análisis de Benchmarking, Process Resource Matrix y Value Stream Mapping)
- Definición detallada de las mejoras (Definición de modelo operativo futuro, Análisis y diseño organizativo y Plan de Implantación).
- Movilización de equipos y mejora continua.
Los sistemas ABC Y AMB. El AMBC y el BalancedScorecard.
ABC es un método de costos basado en las actividades de producción o de servicio. Es un proceso gerencial para administrar las actividades y procesos del negocio, para la toma de decisiones estratégicas y operacionales.
El objetivo de ABC, es la asignación de costos en forma más racional para mejorar la integridad del costeo de los productos, prevé un enfrentamiento más cercano o igualación de costos y "out puts", combinando la teoría del costo absorbente con la del costo variable, ofreciendo algo más innovador.
La metodología se basa en el tratamiento de los costos indirectos no fácilmente identificables como "out puts". En el corto plazo, muchos costos indirectos son fijos, ABC, toma una perspectiva de largo plazo, reconociendo que, en algún momento, en el tiempo, estos costos indirectos pueden ser modificados y en consecuencia son relevantes para la toma de decisiones.
ABC es particularmente útil en pequeñas y medianas empresas porque ofrece a quienes las dirigen una incomparable metodología de trabajo que, por su sencillez y claridad, reemplaza fácilmente a los engorrosos Balances, Cuadros de Resultados y otros estados contables como herramienta para comprender la salud financiera y operativa de la empresa. ABC puede utilizarse en cualquier tipo de empresa u organización de producción o servicios. El análisis de costos es indudablemente una de las funciones más importantes de la gerencia.
Actualmente dentro de un entorno competitivo, con márgenes cada vez más estrechos y que tiende a la “customización”, un cálculo de costos más exacto, más que una ventaja competitiva, es una necesidad para la supervivencia de la organización. Además resulta todavía mejor si permite realizar mejoramiento y optimizar la gestión
ABM es un sistema que dirige los costos de una organización a los productos y servicios. Bajo el enfoque de la ABM los costos varían con el volumen de actividad, éstas últimas generan transacciones que a su vez son consecuencia de los productos ofrecidos por la empresa. Es decir, los costos son el efecto de la realización de las actividades, dada la cantidad de recursos utilizados por éstas.
El planteamiento de control de la ABM se encamina hacia la gestión y control de las actividades en lugar de los costos. En otras palabras controla lo que se hace más no lo que se gasta, con la intención de reducir costos o racionalizar los recursos utilizados. La ABM busca eliminar las actividades que no añaden valor a los productos, mejorar las restantes y crear diferenciación frente al consumidor o cliente de la empresa bajo la presunción de que siempre existe una mejor forma de hacer las cosas. Este método busca eliminar las actividades que no añaden valor a los productos, mejorar las restantes y crear diferenciación frente al consumidor o cliente de la empresa bajo la presunción de que siempre existe una mejor forma de hacer las cosas.
El balance de Scorecard induce una serie de resultados que favorecen la administración de la compañía, pero para lograrlo es necesario implementar la metodología y la aplicación para monitorear, y analizar los indicadores obtenidos del análisis. Es una herramienta de administración de empresas que muestra continuamente cuándo una compañía y sus empleados alcanzan los resultados definidos por el plan estratégico. También es una herramienta que ayuda a la compañía a expresar los objetivos e iniciativas necesarias para cumplir con la estrategia.
La Reingeniería de procesos (BPR). El Kaizen y el Benchmarking
La Reingeniería de Procesos (BPR) se define como: la revisión fundamental y el rediseño radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas y contemporáneas de rendimiento, tales como costes, calidad servicios y rapidez. La reingeniería debe clasificar la visión organizacional en las cadenas cliente-proveedor, establecer ventajas y nichos donde la empresa sea más competitiva.
Está destinada a incrementar las capacidades de gestión del nivel operativo y complementario de las apuestas estratégicas y políticas de una organización. Se trata de una reconfiguración profunda del proceso que se trate, e implica una visión integral de la organización en la cual se desarrolla.
El Kaizen (mejora continua o mejoramiento continuo) es un sistema de calidad que se enfoca en la mejora continua. Es una estrategia o metodología de calidad en la empresa y en el trabajo, tanto individual como colectivo. Configura una de las claves más eficientes en la gestión de empresas, pero también desempeña un gran papel en el desarrollo profesional personal.
En sí, la esencia del Kaizen es realizar el mejoramiento de los procesos antes de esperar que se obtengan resultados mejorados. Es decir que los problemas de la calidad deben atacarse de raíz. Eso se logra mediante un mejoramiento continuo a través de pequeñas y grandes acciones, pero de forma diaria.
El Benchmarking se trata de explorar como se realizan actividades iguales o similares a la que estamos analizando, en otras áreas o sectores de la propia organización o de una organización ajena. Es de utilidad para comparar y evaluar, adoptando aquellos elementos (tecnologías, tipos específicos de hacer) que permitan mejorar nuestro proceso. El benchmarking es un excelente método estructurado para medir procesos y productos de manera comparativa buscando la excelencia de las mejores prácticas, teniendo como punto de partida al usuario. Esta herramienta constituye una guía poderosa hacia las prácticas que deberían adoptarse, a las ideas que pueden adaptarse y a las necesidades particulares que las organizaciones necesitan satisfacer para cumplir sus objetivos.
La Gestión de la Calidad Total (TQM). Aseguramiento de calidad y los 7 instrumentos de calidad.
Se puede considerar que en una empresa, todo trabajo es una proceso y existe una cadena formada por clientes y proveedores internos. Los conceptos para administrar la calidad se aplican a la relación entre cliente y proveedor, dependiendo de la comunicación.
La Gestión de la Calidad Total (T.Q.M) es una alusión a la mejora continua, con el objetivo de lograr la calidad óptima en la totalidad de las áreas de una empresa o institución; es una estrategia de gestión orientada a crear conciencia de calidad tanto en el producto, como en la gente de su organización y en todos los procesos organizacionales, no sólo se pretende fabricar un producto con el objetivo único de venderlo, sino que se abarcan otros aspectos tales como mejoras en las condiciones de trabajo y en la formación del personal. La implantación de un sistema TQM sirve para ayudar a la organización a conseguir el máximo de eficiencia y flexibilidad en todos sus procesos, enfocándola hacia la obtención de los objetivos a corto y medio plazo.
El aseguramiento de calidad quiere decir cualquier acción que se toma con el fin de dar a los consumidores productos (bienes y servidos) de calidad adecuada.es un aspecto importante de las operaciones de producción en toda la historia
En una empresa pequeña, lo más probable es que el sistema sea muy efectivo, pero informal y probablemente no documentado. Las normas del sistema de calidad identifican estos rasgos que pueden ayudar a que la empresa satisfaga consistentemente los requisitos de sus clientes.
Los 7 instrumentos de calidad:
1. Histograma: Gráfico de barras verticales que representa la distribución de frecuencias de un conjunto de datos. Es un especial diagrama de barras que permite obtener una visión completa y sintética de los datos recogidos.
2. Diagrama Causa-Efecto: Ayuda a identificar, clasificar y poner de manifiesto posible causas, tanto de problemas específicos como de efectos deseados.
3. Gráficos de Control: Herramienta estadística utilizada para controlar y mejorar un proceso mediante el análisis de su variación a través del tiempo.
4. Diagrama de Pareto: Clasificación de los posibles problemas de calidad según su importancia. Puede aplicarse a los obtenidos por el diagrama causa efecto para dirigir la acción. Se aplica la ley universal de las prioridades.
5. Hoja de recogida de datos: Obtiene información del producto, componentes, proceso, departamento, medidas y especificaciones, responsable, operario, momento, etc. Se construye en función de los objetivos y de la finalidad, que pueden ser muy diversos de una situación a otra.
6. Análisis por estratificación: Procedimiento consistente en clasificar los datos disponibles por grupos con similares características que muestra gráficamente la distribución de los datos que proceden de fuentes o condiciones diferentes.
7. Diagrama de dispersión: es una herramienta que ayuda a identificar la posible relación entre dos variables de forma gráfica, lo que hace más fácil visualizar e interpretar los datos.
